Projekti

Projekti eli hanke on tarkkaan suunniteltu työ tietyn päämäärän saavuttamiseksi.

Projekti työn muotona

Projekti poikkeaa monista muista toiminnan organisointitavoista erityisesti päämääräsuuntautuneisuutensa, väliaikaisuutensa ja ainutkertaisuutensa vuoksi. Projekteilla on tarkkaan määritelty alku, loppu ja aikataulu toteutusta varten. Projekteihin liittyy usein jotain monimutkaista, esimerkiksi vaikeasti ennakoitavia riskejä tai erityistä luovuutta ja erikoisosaamista vaativia tehtäviä. Projekteihin allokoidaan omat resurssinsa, jotka on joko irroitettu projektin toteuttajan muista resursseista tai hankittu varsinaisesti projektia varten. Onkin huomattava, että projekti ei ole mikä tahansa tehtävä vaan on olemassa paljon erilaisia tehtäviä ja työkokonaisuuksia joita ei voida kutsua projektiksi. Esimerkiksi julkishallinnossa ja yrityksissä tehdään paljon projektien kaltaista väliaikaista ja tavoitteellista työtä erilaisten työryhmä-, komitea- ja konsortiotyöskentelyn otsikoiden alla. Projektityöstä nämä eroavat esimerkiksi ainutkertaisten tavoitteiden puuttumisen takia, monimutkaisuuden puuttumisen takia tai yksinkertaisesti siksi, että työ on kausittain toistuvaa. Projektityö ei ole kuitenkaan kaikilla aloilla samanlaista. Rakennusalan ja teknologiasektorin projekteilla on sanottu olevan paljon yhteistä ja opittavaa toisiltaan, mutta esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan järjestöissä projektityön on sanottu olevan niin nuorta, ettei kunnollisia projektityökäytäntöjä ja malleja ole vielä syntynyt.

Kirjallisuudessa eri alojen projekteille on yleensä myös erilaisia ohjeistuksia johtuen juuri toimintaympäristöjen ja käsiteltävien haasteiden erilaisuudesta. Toimialaan erikoistunutta projektiohjeistusta ja kirjallisuutta löytyy ainakin seuraaville aloille :

• Rakennusalan projektit
• Sosiaali- ja terveysalan projektit
• Tieto- ja viestintäteknologian projektit

Projektoinnin hyödyt

Usein erillinen projekti perustetaan hoitamaan jotain työkokonaisuutta sen sijaan, että projektitehtävät hoidettaisiin tavalliseen tapaan linjaorganisaatiossa. Tällöin muodostuu tilapäinen ja tavoiteorientoitunut organisaatio, jolla voidaan saavuttaa esimerkiksi seuraavia etuja:

• voimavarat ja asiantuntemus voidaan kohdentaa selkeiden tavoitteiden mukaisesti
• organisaatiosuhteet ovat mutkattomat ja yksikäsitteiset (projektipäällikkö/-ryhmä)
• valtaa ja vastuuta voidaan jakaa normaalista käytännöstä poiketen
• työmotivaatio lisääntyy uusien ja haasteellisten tehtävien myötä
• tiedonkulku yksinkertaistuu ja tehostuu
• huomio kiinnitetään tuloksiin eikä sääntöihin ja työrutiineihin.

Projektityön haasteet

Erityisen tärkeitä projektityötä tekevien hyvinvoinnille ovat tiedon kulku ja aikatauluissa pysyminen. Jos yksi osa-alue projektista myöhästyy, se vaikuttaa pahimmillaan kaikkiin lamauttavasti. Projektityössä korostuukin itsensä johtaminen ja vuorovaikutus muiden kanssa. Esimerkiksi liian monta projektia yhtä aikaa voi aiheuttaa ongelmia ajanhallintaan.

Projektille läheisiä käsitteitä

Useista projekteista muodostuvia, kestoltaan tai laajuudeltaan suurimittaisia kokonaisuuksia kutsutaan ohjelmiksi tai strategisiksi ohjelmiksi (esimerkiksi EU-alueen kehittämiseksi toimivat kansainväliset puiteohjelmat). Projektin kaltaisista, mutta mittakaavaltaan pienistä tehtäväkokonaisuuksista käytetään usein "kehitystehtävä"-termiä.

Projektin kanssa hyvin läheisiä käsitteitä ovat esimerkiksi:

• hanke (Yleensä projektin synonyymi, erityisesti julkishallinnossa.Voidaan käyttää myös puhuttaessa isosta projektista, aikeesta tai kehitysohjelmasta sekä viitattaessa pieniin, projektimaisiin toimeksiantoihin)
• urakka (rakennusteollisuudessa käytettävä ilmaus, usein synonyymi projektille)
• toimeksianto (paljon yleisempi ja epämääräisempi käsite kuin projekti)

Julkishallinnon projekteihin liittyviä käsitteitä ovat esimerkiksi ohjelma, rahasto, kumppanuus, sopimus ja arviointi.

Erilaisia projektityyppejä

Projekteja on monenlaisia ja monen kokoisia. Ydinvoimalan rakennusprojekti on varmasti erilainen kuin vaikkapa puolen vuoden mittainen markkinointikampanja. Toisaalta esimerkiksi projektinhallinnan kannalta erityyppiset projektit eivät ole niin erilaisia. Perustehtävät, -osaamiset ja -mallit ovat hyvin samankaltaisia yli teollisuus- ja projektityyppirajojen.

Toimitus- ja investointiprojektit

Yrityksissä tapahtuva projektiliiketoiminta voidaan jakaa kahteen eri lokeroon projektien merkityksen perusteella:

1. Ratkaisujen toimittaminen asiakkaalle maksua vastaan, eli toimitusprojekti.
2. Oman liiketoiminnan kehittäminen projektien avulla, eli investointiprojektit.

Toimitusprojektissa toimittajan mielenkiinto kohdistuu asiakkaalle tuotettavaan hyötyyn sekä projektin kustannustehokkaaseen toteutukseen. Toimittajalle toimitusprojekti on yksi liiketoiminnan muoto ja siihen kohdistuu tuotto-odotuksia. Investointiprojektin toteuttajana oleva organisaatio, asiakas, odottaa projektilta merkittäviä hyötyjä. Tällöin huomio kiinnittyy tavoitemäärittelyihin, investointilaskelmiin, sopimusten neuvotteluun, sopimusten laatimiseen sekä toimitusten valvontaan.

Tutkimus- ja kehitysprojektit

Tuotekehitys- ja tutkimusprojektit ovat etenkin yrityksien tuotekehityksessä tyypillisiä projekteja. Tutkimusprojekteilta ei odoteta yleensä mitään kovin selkeästi mitattavissa olevia tuloksia, vaan hyväksyttävä tulos saattaa olla pelkästään toteamus että jokin idea on tai ei ole kehityskelpoinen. Kehitysprojektit ovat hankkeita joilla pyritään parantamaan jonkun osa-alueen toimintaa, joita käytetään mm. julkishallinnossa. Kehitysprojektit pyrkivät yleensä laadullisiin parannuksiin, prosessinkehittämiseen, esimerkiksi kehittämällä jonkin uuden taidon hallintaa ja käyttöä.

Julkishallinnon projektit

Julkishallinnon muutos tulosvastuullisempaan ja yhä enemmän kilpailuttamiseen perustuvaan toimintaan on lisännyt olennaisesti projektien roolia julkishallinnon hankkeissa. Projektiorganisaatioiden yleistyminen on nähty esimerkiksi politiikkaohjelmien tavoittelemana hallinnon tehostamisena. Toisaalta julkishallinnon tehtäviä on todettu hoidettavan usein tavoitteisiin nähden verrattain huonosti rahoitetuin tilapäisprojektein. Julkishallinnossa yleistynyt projektikulttuuri onkin osaltaan hämärtänyt projektin käsitettä, koska julkishallinnossa projekti-käsitteellä saatetaan viitata myös hankkeisiin jotka eivät ole tarkoin määriteltyjä, ainutkertaisia, saatikka monimutkaisia. Sjöblom (2006) on lisäksi painottanut, että julkishallinnossa projektien onnistumista arvioitaessa painottuvat usein laajemmat vaikuttavuusnäkökulmat kuin perinteiset projektien onnistumista mittaavat muuttujat (esimerkiksi aikataulu, kustannukset ja laatu).

Projektien historiaa

Vasta 1500-1700-luvulla aikataulun merkitys korostui. Esimerkiksi rakentamiseen liittyvät hankkeet alettiin organisoida tehokkaammiksi yritysverkostoiksi ja alkoi syntyä erilaisia projektitoiminnan ammattilaisia. Pitkälle 1900-luvulle asti projektinhallinnassa korostettiinkin lähinnä suunnitelmallista insinöörityötä ja projektitoimituksia tarkkoine sopimuksineen. Projektinhallinnan laajempi tieteellinen kehitys alkoi vasta 1950-luvulla jolloin aiheesta julkaistiin mm. ensimmäinen tieteellinen artikkeli. 1960-luvulla kehitettiin esimerkiksi CPM (Critical path method) ja PERT (Program evaluation and review technique) -menetelmät. 1970-luvulla erilaisten menetelmien rinnalla painotettiin mm. tiimiajattelua. 1980-luvulla projekteihin suhtauduttiin jo huomattavasti kokonaisvaltaisemmin ja esimerkiksi tietotekniset apuvälineet alkoivat yleistyä. Samanaikainen laadunhallinnan kehitys vaikutti myös osaltaan projektinhallinnan kehitykseen. 1990-luvulla projektinhallinnasta tuli keskeinen osa monien alojen yritystoimintaa. Projekteja alettiin toteuttaa myös yhä enemmän verkostoissa ja projektinhallinnassa alkoi tieto- ja viestintäteknologia näytellä yhä suurempaa roolia. 2000-luvulla virtuaalisista organisaatioista ja verkostoista on tullut arkipäivää ja huomio on keskittynyt mm. useiden samanaikaisten projektien hallintaan sekä projekteissa tapahtuvan innovoinnin ja luovan työn edistämiseen.

Katso myös

• Alianssimalli
• Aloitustapaaminen
• Projektiorganisaatio
• Projektinhallinta
• PSA-järjestelmä

Aiheesta muualla

• Kuvia tai muita tiedostoja aiheesta Projekti Wikimedia Commonsissa