Palkanlaskennan automatisointi

Palkanlaskennan automatisointi tarkoittaa yrityksen tai yhteisön palkanlaskennan järjestämistä niin, että työntekijöiden palkkojen laskemisesta vastaavan henkilön tai henkilöiden tekemä manuaalinen työ vähenee merkittävästi tai poistuu lähes kokonaan.

Palkanlaskennan automatisointiin käytetään tietokoneohjelmistoja. Usein palkanlaskennan ohjelmisto on integroitu yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään, jonka avulla hallinnoidaan keskitetysti yrityksen tai yhteisön koko taloutta, palkanlaskennan lisäksi esimerkiksi asiakkuuksia, tuotantoa, henkilöstöresursseja, laskutusta ja kirjanpitoa.

Palkanlaskennan toimenpiteet

Palkanlaskenta muodostuu lukuisista eri vaiheista ja toimenpiteistä, joiden hoitaminen vaatii taloushallinnon ammattitaitoa, muun muassa työ- ja virkaehtosopimusten hallintaa, ja joista huolehtiminen on lain mukaan työnantajan velvollisuus.

Palkanlaskentaan kuuluvat seuraavat tehtävät:

• palkan laskeminen, maksatus ja pidätysten tilitykset verottajalle
• palkkalaskelmien ja palkkatodistusten toimittaminen työntekijöille
• tilastojen ja ilmoitusten laatiminen työmarkkinajärjestöille ja Tilastokeskukseen
• tilastojen kokoaminen toiminnan kehittämisen tarpeisiin
• tilityshakemukset työ- ja elinkeinotoimistolle työttömän henkilön palkkaukseen myönnettävää palkkatukea varten
• työsopimusten laadinta
• viranomaisilmoitusten antaminen verottajalle ja vakuutusyhtiölle
• vuosilomien laskeminen

Palkanlaskennan yhteydessä käsitellään tavallisesti myös työntekijöiden matkakulut ja -laskut.

Ohjelmistot ja moduulit

Palkanlaskenta voidaan automatisoida käyttämällä ohjelmistoa, joka keskittää kaikki palkanlaskennassa tarvittavat tiedot yhteen paikkaan. Jos palkanlaskentaohjelmaa ei hankita osana kattavaa toiminnanohjausjärjestelmää, se voidaan monissa tapauksissa yhdistää yrityksellä jo oleviin kirjanpito-, myyntireskontra-, palkanlaskenta-, työajanseuranta- ja rekrytointiohjelmiin.

Koska nämä eri moduulit on toiminnanohjausjärjestelmissä mahdollista saada ”keskustelemaan” keskenään, järjestelmään johonkin osaan kerran tallennettu tieto on hyödynnettävissä ohjelmiston kaikissa moduuleissa. Esimerkiksi työvuoroseurannan tuntikirjaukset siirtyvät automaattisesti, ilman käsin tehtävää työtä, osioon, jonka avulla palkat lasketaan.

Vaikka palkanlaskenta ulkoistettaisiin esimerkiksi tilitoimistolle, tiettyjen asiakirjojen – muun muassa työsopimusten – laadinta jää edelleen työnantajan vastuulle. Silloinkin palkanlaskennan automatisointi tehostaa työnantajavelvoitteiden hoitamista.

Hyödyt

Palkanlaskennan automatisointi säästää aikaa, rahaa ja vähentää virheitä, koska se kokoaa kaiken tiedon sähköisessä muodossa yhteen paikkaan.

The American Payroll Association (APA) arvioi, että automatisointi vähentää palkanlaskennan prosessista aiheutuvia kustannuksia jopa 80 prosenttia, mitä selittää virheiden väheneminen palkanmaksussa ja laskutuksessa.

Käyttöönotto ja ylläpito

Palkanlaskentaohjelmisto voi olla joko tietokoneelle kovalevylle asennettava tai selainpohjainen, internetissä käytettävä pilvipalvelu, jonka käyttöönotto ei vaadi asennuksia ja jonka ylläpidosta käyttäjän ei tarvitse huolehtia. Päivitykset – joita tarvitaan esimerkiksi, kun työehtosopimus tai työaika muuttuvat – tekee ohjelmiston toimittaja suoraan internetsovellukseen. Myös tietoturvallisuus on ohjelmiston toimittajan vastuulla.

Käytön helppouden ja kustannustehokkuuden ansiosta pilvipalveluiden suosio on kasvamassa.

Pilvipalveluna toteutettavan palkanlaskennan ohjelmistoa käytetään verkossa selaimen avulla – aivan kuten mitä tahansa internetsivua, jolle kirjaudutaan.