Työajanseuranta

Työajanseuranta on järjestelmä, jossa työntekijä leimautuu työhön, tauoille ja ulos tai muuten kirjaa työaikansa.

Suomessa eräs vanhimpia työajanseurantajärjestelmiä oli päiväpulkka. Teollistumisen myötä käyttöön otettiin kellokorttikoneet, joissa työntekijä leimasi oman kellokorttiliuskansa. Kone leimasi aikaleiman liuskaan, mutta laskenta tehtiin silti käsin. Perinteisiä kellokorttilaitteita ei juurikaan enää käytetä. Ne ovat korvaantuneet digitaalisilla leimauspäätteillä ja työajanseurantajärjestelmillä, joista saadaan työajat tietokoneelle valmiiksi laskettuina. Työaikaraportit saadaan ohjelmallisesti valmiiksi laskettuna suoraan tallennetuista työajoista.

Reaaliaikainen tuntikirjanpito on Suomessa nykyään pakollista jopa kuukausipalkkaisille työntekijöille. Työajanseurannan hyötynä on paitsi mahdollisuus työntekijän palkanmaksun ja paikallaolon seurantaan, myös mahdollisuus työaikapankin käyttöön, sekä erilaiset asiakas, osasto, prosessi ja projektikohtaisten työvaiheiden työkulujen ja keston seuranta.

Yksinkertaisimmillaan työajanseuranta voidaan toteuttaa esim. laskentataulukko-ohjelmalla. Reaaliaikaiset työajanseurantajärjestelmät, joilla työaikojen erittelyt ja laskennat hoituvat automaattisesti, ovat nykyään niin edullisia, että yhä useammin yrityksen tuntikirjanpito päätetään tehdä tietokonepohjaisesti. Nykyaikaiset internetpohjaiset ohjelmistot soveltuvat myös liikkuvan työvoiman seurantaan, jolloin työaikakirjaukset voidaan tehdä matkapuhelimella.

Perinteisiä työajanseurannan ohjelmistoja

• Tuntinetti
• Planmill
• Severa
• Tamtron
• Navicom
• Oscar

Työaikalain vaatimuksia

Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat. Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään laissa säädetyn kanneajan päättymiseen asti.

Automaattinen TES-tulkinta

Työehtosopimusten tulkinta on vaativa ja monimutkainen prosessi joka vaatii huolellisuutta ja tarkkuutta sekä monien eri laskentasääntöjen huomioimista yhtäaikaisesti. Ennen automaattisen TES-tulkinnan yleistymistä, työehtosopimusten erilaiset ylityö- ja muut säännökset oli tapana laskea käsin ja tämä oli palkanlaskijoiden vaativin ja eniten ammattitaitoa edellyttävä työvaihe. Nykyään modernit työajanseurantajärjestelmät sisältävät automaattisen TES-tulkinnan, joka tekee laskennan käyttäjän puolesta ja esimiehet huolehtivat vain ohjauksista kuten ylityömääräyksistä.

Moderneja automaattisen TES-tulkinnan sisältäviä työajanseurannan ohjelmistoja

• Tuntinetti
• Promid
• Helmi
• EmCe
• Planmill