Tehtäväperusteinen tiedonhaku

Tiedonhaku on ihmiselle tyypillistä toimintaa, joka rinnastetaan oppimiseen ja ongelmanratkaisuun. Tiedonhaku on sidoksissa kulloiseenkin tilanteeseen. Tietoa haetaan jonkin tehtävän suorittamiseksi - oli tehtävä sitten vapaa-aikaan liittyvä tai työtehtävä.

Tehtäväperusteisella tiedonhaulla tarkoitetaan käsillä olevan tehtävän vaatimuksien tuomaa vaikutusta tiedonhakuprosessiin.

Tehtävä ja tavoite

Tehtäväperusteisen tiedonhaun tutkimus on osoittanut, että tehtävä (’task’) ja tavoite (’goal’) ohjaavat tiedonhakua . Tiedonhaku ei tapahdu tyhjiössä vaan sitä ohjaavat erilaiset tehtävät . Tehtäviä taas ohjaa tavoite . Tehtävä ja tavoite eivät pelkästään ohjaa tiedonhakuun, vaan ne myös ohjaavat sitä, miten tietoa haetaan .

Jotta tiedonhakua ja tiedonhankintaa voidaan ymmärtää, tulee käsitteet tehtävä ja tavoite määritellä. Tutkimuksissa tavoite on jaettu neljään eri ryhmään. Nämä ryhmät ovat pitkän tähtäimen tavoite (käyttäjän henkilökohtainen, pitkän tähtäimen tavoite kuten tohtorin tutkinnon suorittaminen), johtava hakutavoite (käyttäjän tämänhetkinen tavoite, joka johtaa tiedonhakuun kuten esseen kirjoittaminen), tämänhetkinen hakutavoite (viittaa tarkkoihin hakutuloksiin, joita käyttäjä suunnittelee hankkivansa, esimerkiksi relevantin kirjallisuuden löytäminen tehtävää varten) sekä ryhmä alatavoitteita, jotka on saavutettava ennen sen hetkisen hakutavoitteen täyttymistä.

Tehtävä voidaan jakaa kahteen eri tasoon; työtehtävään ja hakutehtävään. Työtehtävä on tehtävä, joka johtaa tiedonhakuun. Hakutehtävä taas määrittelee sen, mitä tiedonhakija hakee.

Työtehtävä

Työtehtävän ulottuvuus voidaan jakaa kolmeen osaan; luonteeseen, vaiheisiin ja aikaan.

Tehtävän luonne määrittelee tehtävän. Työtehtävän luonteen voi jakaa kolmeen ryhmään; rutiini, tyypillinen ja epätyypillinen. Rutiinitehtävät ovat tavanomaisia tehtäviä, joita suoritetaan toistuvasti. Tyypillinen tehtävä kuuluu ryhmään tehtäviä, joita on totuttu suorittamaan, mutta sen hetkistä tehtävää ei ole tehty aiemmin. Epätyypilliset tehtävät ovat puolestaan tehtäviä, joihin ei ole törmätty aiemmin.

Tehtävällä voi olla erilaisia vaiheita. Tutkimuksissa on tunnistettu kolme tehtävän vaihetta: pre-focus, formulation ja post-focus. Pre-focus -vaiheessa käyttäjät tutustuvat tehtävän ideaan ja etsivät taustatietoa. Formulation-vaiheessa tehtävän idea tarkentuu, taustatietoa etsitään yhä. Post-focus -vaiheessa taas etsitään tarkennettua tietoa liittyen tehtävään.

Tehtävälle sallittu aika määrittelee myös sitä, kuinka tietoa haetaan. Tehtävä voidaan jakaa esimerkiksi erittäin kiireellisiin, kiireellisiin ja ei-kiireellisiin tehtäviin. Kiireiseen tehtävään liittyy luonnollisesti vähemmän tiedonhakua aikarajoitteen vuoksi. Aika vaihtelee kontekstista riippuen. Tietyssä ympäristössä ei-kiireellinen tehtävä voi olla esimerkiksi tehtävä, joka tulee tehdä vuorokaudessa. Jossakin toisessa ympäristössä ei-kiireellinen tehtävä voi olla tehtävä, jonka tekemiseen on aikaa kuukausi.

Hakutehtävä

Hakutehtävän ulottuvuudet voidaan jakaa seuraaviin osiin: tehtävän alkuperä, tehtävän tyyppi ja tehtävän joustavuus. Tehtävän alkuperä viittaa siihen, onko tehtävä lähtöisin käyttäjän omalta puolelta vai onko tehtävän antanut käyttäjälle esimerkiksi asiakas tai esimies. Tehtävän tyyppi viittaa siihen, mitä tiedolla tehdään, esimerkiksi tiedon päivitys, tietyn tiedon hakeminen, tietyn tunnetun lähteen hakeminen ja tiedon etsiminen samasta aiheesta. Tehtävän joustavuus viittaa siihen, voiko käyttäjä muuttaa tai muokata tehtävää. Joustavuus luokitellaan kolmeen eri luokkaan; erittäin joustava, joustava ja joustamaton. Esimerkiksi työympäristössä tehtävät ovat monesti joustamattomia ja akateemisessa ympäristössä ne voivat etenkin aiheen valinnan suhteen olla joustavia tai erittäin joustavia.

Tehtävän yhteys tiedonhakuprosessiin

Tehtävän ominaisuuksista erityisesti kompleksisuudella on todettu olevan yhteys tiedonhakuun ja -hankintaan. Kompleksisuuteen vaikuttavat käsitykset työtehtävän tavoitteista, tarvittavista tietojärjestelmistä sekä tehtävän prosessin tuntemus. Selkeimmät erot ovat yksinkertaisten ja monimutkaisten tehtävien välillä. Tehtävän kompleksisuus määritellään tehtävän suorittajan oman arvion sekä hänen tehtävään liittyvien ennakkotietojensa perusteella. Tehtävän suorittajan kokemus kompleksisuudesta on selvemmin yhteydessä tehtävän suoritustapoihin kuin ennakkotietojen määrä. Se, kuinka tehtävä ymmärretään, vaikuttaa myös siihen, miten sitä lähdetään suorittamaan.

Tiedonlähteet

Tehtävän kompleksisuus määrittelee sen, millaista tietoa haetaan, millaisia kanavia käytetään ja millaisia lähteitä tarvitaan. Mitä korkeampi tehtävän kompleksisuus on, sitä enemmän tietotyyppejä ja -lähteitä tarvitaan.

Tehtyjen hakujen määrä

Tehtävän kompleksisuuden on todettu olevan yhteydessä myös tehtyjen hakujen määrään. Mitä monimutkaisemmaksi tehtävä koetaan, sitä enemmän syntyy tiedontarpeita, minkä johdosta tehdään enemmän hakuja.

Käytetyt hakutermit

Hakijan tehtävän suorittamisen aikana kasvava tietämys tehtävästä vaikuttaa siihen, millaisia hakutermejä hakija valitsee. Tietämyksen kasvaessa hakutermit muuttuvat spesifisemmiksi.

Tuloksen relevanssiarvio

Haun tulosta arvioidaan sen mukaan, miten se auttaa tehtävän asettamien vaatimusten ratkaisemisessa. Hakijan tekemän tuloksen relevanssiarvion perusteella hakutehtävä joko tulee tehdyksi, johtaa lisätiedon hakemisen tarpeeseen tai tulee mahdottomaksi suorittaa ja se voidaan hylätä.

Lähteet

• Attfield, S., Blandford, A. and Dowell, J. (2003), “Information seeking in the context of writing: a design psychology interpretation of the ‘problematic situation’”, Journal of Documentation 59 (4), 430-453.

• Borlund, P. and Ingwersen, P. (1997), “The development of a method for the evaluation of interactive information retrieval systems”, Journal of Documentation 53 (3), 225-250.

• Byström, K. and Järvelin, K. (1995), “Task complexity affects information-seeking and use”, Information Processing & Management 31 (2), 191-213.

• Hackos, J.T. and Redish, J.C. (1998), User and Task Analysis for Interface Design, Wiley, New York, NY.

• Ingwersen, P. (1996), “Cognitive perspectives of information retrieval interaction: elements of a cognitive IR theory”, Journal of Documentation 52 (1), 3-50.

• Ingwersen, P. and Järvelin, K. (2005), The Turn: Integration of Information Seeking and Retrieval in Context, Springer, Dordrecht.

• Kumpulainen, Sanna (2013) Task-based information access in molecular medicine: task performance, barriers, and searching within a heterogeneous information environment. Väitöskirja. Tampere University. http://tampub.uta.fi/handle/10024/94595 (Käytetty 12.12.2014)

• Pennanen, M. and Vakkari, P. (2003), “Students’ conceptual structure, search process and outcome while preparing a research proposal”, Journal of the American Society for Information Science and Technology 54 (8), 759-770.

• Saastamoinen, Miamaria (2012) Tehtäväperusteinen tiedonhaku: Tapaustutkimus Tampereen kaupungin hallinnosta. Pro gradu-tutkielma. Tampere University. https://tampub.uta.fi/handle/10024/83278 (Arkistoitu – Internet Archive) (Käytetty 12.12.2014)

• Vakkari, Pertti (1999). "Task complexity, problem structure and information actions: integrating studies on information seeking and retrieval." Information processing & management 35.6, 819-837.

• Vakkari, P. (2000a), “Cognition and changes of search terms and tactics during task performance: a longitudinal study”, Proceedings of the RIAO 2000 Conference, CID, Paris, 894-907.

• Vakkari, P. (2000b), “Elevance and contributory information types of searched documents in task performance”, in Belkin, N.J., Ingwersen, P. and Leong, M.-K. (Eds), Proceedings of the 23rd Annual International ACM SIGIR Conference on Research and Development in Information Retrieval, ACM Press, New York, NY, 2-9.

• Vakkari, P. & Hakala, N. (2000), “Changes in relevance criteria and problem stages in task performance”, Journal of Documentation 56 (5), 540-562.

• Vakkari, P. (2001), “A theory of the task-based information retrieval process: a summary and generalization of a longitudinal study”, Journal of Documentation 57 (1), 44-60.

• Vakkari, P., Pennanen, M. and Serola, S. (2003), “Changes of search terms and tactics while writing a research proposal”, Information Processing & Management 39 (3), 445-463.

• Vakkari, P. (2003), “Task-based information searching”, Annual Review of Information Science and Technology 37 (1), 413-464.

• Xie, H. (2000), “Shifts of interactive intentions and information-seeking strategies in interactive information retrieval”, Journal of the American Society for Information Science and Technology 51 (9), 841-857.

• Xie, I. (2009),"Dimensions of tasks: influences on information#seeking and retrieving process", Journal of Documentation 65 (3), 339 - 366.